Chuyên viên Hành Chính vận hành

1. Công tác quản lý cơ sở vật chất
- Quản lý cơ sở hạ tầng chung của các văn phòng của Công ty, đảm bảo các văn phòng luôn được tổ chức, sắp xếp, vận hành đảm bảo điều kiện về an toàn sức khỏe và vệ sinh môi trường cho CBNV, khách hàng và khách thăm Văn phòng;
- Phối hợp với các phòng ban chuyên môn lập kế hoạch định kỳ kiểm tra chất lượng, hiện trạng, ghi nhận, đề xuất và tổ chức triển khai sửa chữa – khắc phục cơ sở vật chất của các văn phòng của Công ty;
- Quản lý cấp phát trang thiết bị vật chất làm việc cho các văn phòng của Công ty và CBNV đảm bảo các tiêu chí hiệu quả - kịp thời – phù hợp và tuân thủ các quy định của Pháp luật và Công ty;
- Tổ chức tiếp nhận và xử lý các đề nghị, yêu cầu liên quan đến cơ sở vật chất làm việc của CBNV và các văn phòng; xử lý các công việc hành chính phát sinh của các văn phòng của công ty;
- Đề xuất, soạn thảo và cập nhật các quy trình về quản lý cơ sở vật chất đảm bảo phù hợp với các quy định của Pháp luật, văn bản lập quy và tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty.
2. Hỗ trợ công tác logistics các phòng ban
- Phối hợp với các Đơn vị có liên quan lập kế hoạch chương trình sự kiện – hoạt động tập thể của Công ty, tổng hợp danh sách tham dự, tham gia phối hợp lập và đề xuất ngân sách;
- Tổ chức triển khai các công tác hậu cần chuẩn bị bao gồm nhưng không giới
hạn bởi soạn thảo công văn, thư mời, xin phép, đăng ký; mua sắm phục vụ sự kiện và xử lý phát sinh công việc có liên quan;
- Tổ chức triển khai các công tác tổ chức và hậu cần sự kiện bao gồm nhưng không giới hạn bởi tổ chức sắp xếp nhân sự và các hạng mục công việc hành chính theo phân công nhiệm vụ sự kiện;
- Phối hợp với các Đơn vị có liên quan trong công tác chuẩn bị phục vụ cho hoạt động tập thể của Công ty, các sự kiện theo kế hoạch và các công việc phát sinh của Công ty.
3. Công tác quản lý ngân sách và chi phí hành chính
- Lập và đề xuất ngân sách hành chính tháng/quý/năm;
- Quản lý, tổ chức triển khai và kiểm soát thực hiện ngân sách hành chính đã được phê duyệt;
- Phối hợp với Bộ phận kiểm soát ngân sách trong công tác lập, điều chỉnh và cập nhật ngân sách hành chính căn cứ theo kế hoạch kinh doanh, yêu cầu quản lý chung của Tập đoàn.
4. Công tác quản lý mua sắm:
- Lập kế hoạch mua sắm theo từng tháng/quý/năm căn cứ theo kế hoạch nhân sự, kế hoạch kinh doanh của Công ty;
- Tổ chức công tác đánh giá nhà cung cấp: Khảo sát, tìm kiếm NCC phù hợp; Đánh giá, quy hoạch nhà cung cấp;
- Tổ chức thực hiện và kiểm tra giám sát công tác mua hàng phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh của Công ty; Đàm phán với các nhà cung cấp để đảm bảo phương án tốt nhất trong mỗi hợp đồng; Đảm bảo công tác mua hàng đạt được các tiêu chí chất lượng, tiến độ giao hàng, dịch vụ hậu mãi, giá thành và phương pháp thanh toán, tiềm năng phát triển đảm bảo đáp ứng yêu cầu công việc của CBNV và hoạt động kinh doanh của Công ty;
- Đề xuất, soạn thảo và cập nhật các quy trình về mua sắm tài sản đảm bảo phù hợp với các quy định của Pháp luật, văn bản lập quy và tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty.

🎯 CHẾ ĐỘ PHÚC LỢI/ QUYỀN LỢI CHO CBNV

📌 Thời gian làm việc: Giờ Hành chính, nghỉ cố định Chủ nhât.
📌 Thử việc hưởng 100% lương chính thức, BHXH full lương từ giai đoạn thử việc.
📌 Tham gia Gói bảo hiểm Chăm sóc sức khoẻ Bảo Việt Care
📌 Lương tháng 13, Thưởng KPI theo hiệu quả kinh doanh Công ty hàng năm.
📌 Teambuilding, Du lịch hàng năm, Quà tặng 08/03, 20/10 Trung Thu, Thiếu nhi....
📌 Từ Năm Thứ 2 trở đi NLĐ có 14 ngày phép/năm
📌 Khám sức khoẻ định kỳ & Các chế độ khác theo Quy định chung Công ty.

- Số năm kinh nghiệm yêu cầu tối thiểu: Ít nhất 2 năm
- Số năm kinh nghiệm tại vị trí tương đương yêu cầu tối thiểu: ít nhất 1 năm
- Am hiểu về nghiệp vụ hành chính, văn thư;
- Am hiểu về công tác quản lý tài sản.

Theo quy định